Utbildning i tekniskt skrivande för ledande läkemedelsföretag i Ungern

När kunden vände sig till Sigma Technology Hungary för vår expertis inom teknisk dokumentation hade de två huvudmål:

• att förbättra strukturen och läsbarheten i sina laboratorierapporter, samt
• att vidareutbilda de analytiker som skriver rapporterna utifrån en analys av befintliga dokument.

Utmaningar

Att förstå läkemedelsstandarder, arbetsinstruktioner, förkortningar, krav och laboratoriets arbetsmetoder innebar en brant inlärningskurva vid projektets uppstart. Eftersom principerna för teknikinformation går att tillämpa på all teknisk dokumentation, fokuserade vi på att förändra skrivsättet och göra skriv- och läsprocessen enklare för alla inblandade. Vårt fokus var att lära ut hur effektiv dokumentation kan uppnås genom att tillämpa teknisk dokumentationsmetodik i praktiken, särskilt utformat för kundens material.

• Vi genomförde användarintervjuer med alla deltagare i dokumentationsprocessen för att förstå deras utmaningar vid skrivande, granskande och godkännande av rapporterna. Vi satte oss in i deras Content Management System, dess begränsningar och arbetsflöde för dokumentation.
• Vi granskade dussintals exempelrapporter noggrant och tillämpade principer för tekniskt skrivande för att förenkla struktur, språk och format och därmed spara tid för både skribenter och granskare.
• Vi skapade en skräddarsydd utbildning i teknikinformation för skribenter och granskare av laboratorierapporterna, där vi med hjälp av deras egna dokument och interaktiva övningar lärde ut grunderna för teknikinformation.
• Vi tog fram checklistor för språk och grammatik, nya enklare mallar och riktlinjer för att underlätta och effektivisera dokumentationsarbetet.
• Vi granskade tre nyskrivna rapporter från varje skribent och gav detaljerad feedback med fokus på hur de tillämpat utbildningen i praktiken.

Efter den första utbildningsomgången 2022 efterfrågade flera andra avdelningar inom företaget liknande utbildning. I kundutvärderingarna som genomfördes efter varje utbildningstillfälle fick vi ett betyg på över 90 utav 100, tillsammans med direkt feedback från analytikerna om hur dessa praktiska färdigheter och exempel förbättrat deras arbets- och skrivsätt.

Baserat på den här kundens rekommendation, inledde vi 2023 ett liknande samarbete med ett annat läkemedelsföretag i Ungern.

Sigma Technology Hungary planerar nu att genomföra sin åttonde tekniskinformatörutbildning för kunden under 2025.